Rollen som koordinator – kunsten at skabe fremdrift og udvikling i spændet mellem ledelse og kolleger

I en koordinerende funktion har man ofte ansvaret for at samarbejdet mellem flere parter spiller og er den, der står i midten og bl.a. skal sikre, at alle har klarhed over deres ansvar og andel i opgaven og her spiller møder en væsentlig rolle. Det er på møderne, at viden deles, problemer diskuteres og planer besluttes. Der er mødeledelse og facilitering vigtige kompetencer for en koordinator.

Louise Klemensen fra Vordingborg kommune, der har deltaget på forløbet uddyber hvad det er hun helt konkret har fået ud af forløbet:

”Som hjerneskadekoordinator er jeg bl.a. mødefacilitator og mødeansvarlig for rigtig mange møder med mange forskellige kolleger og borgere, og har virkelig manglet noget teori og noget anerkendelse af, at det er det rigtige jeg gør og at forstå de processer der er. Hvordan sætter man det gode møde op, forberedelsen og hvad min rolle er og hvordan man sikrer accept af rollen og skaber tillid i rummet. Helt konkret også, at det fx er ok at delegere rollerne som ordstyrer og referent til andre, så jeg kan fokusere på at facilitere mødet. Og at det ikke er mit ansvar at løse tingene, men at det er en fælles proces. Det er ikke mig, der har alle opgaverne, når vi går ud af rummet, men jeg skal sikre, at alle er klar over, hvad de er ansvarlige for. Min primære opgave som facilitator er ansvaret for rammerne – at gøre processen lettere for deltagerne fx understøtte, at det bliver klarlagt, hvad den pågældende borger har brug for og hvad der kan lade sig gøre”.

Benjamin Peticzka-Ruda, der er teamkoordinator for Montage og Pakkeri i Roskilde kommune, hvor de beskæftiger udviklingshæmmede borgere, har ligeledes deltaget på forløbet og fortæller, at det vigtigste han tager med fra forløbet ”er en forståelse for alle de processer, der ligger i at afholde et møde fra start til slut. Hvordan man bedst muligt faciliterer et møde for at nå til det bedste resultat”. Og videre siger Benjamin: ”hvordan man, i det krydsfelt man står i, i rollen som koordinator, i gråzonen mellem ledelse og medarbejder, rent faktisk på et møde kan skifte position ved at bede deltagerne om lov. Det synes jeg rent faktisk er ret fascinerende”.

Et andet område, der har gjort en forskel for Benjamin, er opmærksomheden på egen kommunikation og at være ramme- og målsætter som koordinator, i stedet for at fortælle andre hvad og hvordan de skal løse en given opgave. Ved at man med en spørgende og lyttende adfærd i højere grad kan involvere fx sine kolleger, og dermed facilitere en proces, hvor alle kan komme med deres forståelser og opfattelser, lytte til hinanden og derefter i fællesskab nå frem til fælles handlinger. Denne tilgang med at være tydelig om rammer og mål understøtter også kollegernes evne og rum til at træffe egne beslutninger.

Bredere palette

Forløbet har givet begge deltagere en bredere palette af metoder og greb, så det er lettere at vælge den tilgang, der matcher både emne og det man gerne vil opnå fx om det er enighed, bedre gensidig forståelse eller noget helt tredje. Louise siger om det hun især har taget med sig: ”Jeg er blevet mere bevidst om, at fx dilemmaer og problemer kalder på forskellige metoder, og at der er mange virkeligheder og at vi opfatter tingene forskelligt. Måske er der allerede en konflikt i, at vi ikke er enige om hvad det er vi er uenige om.”

Louise siger om hele forløbet:

”Jeg har fået mega meget med og oplever jeg kommer lidt i flow og tænker øv, hvorfor har jeg ikke vidst det her noget før.” og hun fortsætter om det at være sammen med andre med koordinerende funktioner: ”Vi har kunnet bruge hinanden til sparring, for når vi piller de forskellige jobfunktioner fra hinanden, så er udfordringerne de samme”. Og til dette tilføjer Benjamin: ”Det har været fedt at være sammen med andre og høre om deres udfordringer og kunne sparre med hinanden og opleve hvor forskelligt rollen kan udfyldes”.

Forløbet er specielt udviklet i et tæt samarbejde mellem Kursuscentret KHS, Center for Diplomledelse og 10 kommuner. Det er målrettet medarbejdere, som sidder i krydsfeltet mellem deres leder og kolleger og der er mulighed for at gå til eksamen og opnå ECTS-point.

Mere info?

Hvis du vil vide mere om forløbet er du velkommen til at kontakte Mette Grasberger mgra@khs.dk / 91346652

Næste forløb har opstart d. 10. oktober - du kan læse mere her: /portfolio/koordinatoruddannelse/